【クイズ】PDFって何の略だか言える?意外に知らない!

在宅勤務(テレワーク)でさまざまな事務処理をする際、必要になることの多いのがPDF文書です。

 

「PDF」は何の略でしょう。

 

① Paperless Documen Forum
② Paperless Documen Format
③ Portable Document Format

 

すべての環境で、ほぼ同じ状態の文章や画像等を閲覧できます。

答えは「③ Portable Document Format」です。

 

「PDF」は「Portable Document Format(ポータブル・ドキュメント・フォーマット)」の略で、アドビシステムズが開発した電子上の文書に関するファイルフォーマットです。

PDFファイルは 印刷可能なあらゆる文書からつくることができ、表示や印刷は各社が無料、有料で配布しているソフトウェアを利用します。代表的なソフトは、アドビシステムズが無料配布している「Acrobat Reader」です。さまざまな場面に登場するため、一度は使われたことがある人が多いでしょう。

PDFは表示用ソフトウェア(PDFビューアー)がインストールされていれば、もとのレイアウトどおりに表示や印刷が可能。手書きの文書もスキャンしてPDF形式で保存すれば、電子データとしてやり取りすることができます。請求書の処理なども会社が許可すればメール等のやりとりで済ませられるため、在宅勤務ではこれまで以上に重宝されることが増えました。

また、ソフトによってはPDFに書き込みをしたりコメントを加えたり、また、文書内の語句を検索することが可能です。そこで、膨大な量になってしまい、場所をとっていた文書ファイルをPDF化(電子化)する動きも出てきています。

PDFはweb上にアップするとだれでもダウンロードでき、コピーや再配布をされてしまうことがあります。そこで、そうしたことができないように、セキュリティのためのパスワードなどを設定することも可能です。

これまでにもPDFを使いこなしていた人もいれば、最近とくに使うシーンが増えた人もいるようです。オフィスに行かず、在宅で仕事をする際には欠かせないPDF。電子捺印や電子署名とともに使いこなせば、さらに仕事をしやすくなるのではないでしょうか。

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