断り方が上手な人に、変な依頼も少ないワケは？

2017.03.18 WORK

プライベートなことならともかく、仕事を頼まれたのに断るなんてできない。そうやって自分の気持ちや時間をどんどん減らしてはいませんか？　私でなくてもいいのかもしれない、そんな頼まれごとにも振り回されてはいませんか？

安請け合いは自分の安売り。でも上手に断れない。

「これ、明日までにできるかな」「ここの担当代わってもらえないかしら」「今すぐ先方に行ける？」ビジネスシーンでは実に様々なことが依頼されます。できることなら気持ち良く引き受けたいものですよね。でも、何でもかんでも引き受けていたら時間がなくなるし、何より「この人にしかできない仕事を頼みたい」というような素敵な依頼につながりません。何でも引き受けてくれる「便利屋」になってしまうことも。とは言っても、断って嫌われるのが怖かったり、断ると何も頼まれなくなるのではと不安になったりしますよね。

頼む人の気持ちになる時間を取る

逆の立場だったらどうか、きちんと考えましょう。その為に少しで良いので考える時間が必要です。もったいぶっているようですが、安易に返事はせず、「少々お時間をいただけますか？調整できるか見てみます」「少し待っていただけますか？スケジュールを確認します」そう相手に伝えましょう。

相手はなぜあなたに頼んだのか

もしあなたが、何か仕事を頼む場合「誰でもいいから」という理由なら、誰に頼みますか？　そうですね、「断らない人」ですよね。そして、そういう場合には「この人がダメだったらあの人に頼もう」という依頼順番リストが心の中にあるはずです。だったら、断っても問題がないことがわかりますね。
でも「この人にしかできない」「この人にやらせてみたい」そんな信頼と期待を持って頼まれる場合もあります。それはこちらにとってもチャンスのはずです。あとは、時間や他の仕事との相談です。

頼まれた仕事に不平不満、愚痴や悪口を言う人

このタイプの人、本当に多いですよね。自分が引き受けた仕事のはずなのに「まったく急に言うんだから」とか「あの部長、自分が忙しいとすぐこういうこと下に押しつけるのよね」と不平不満を言ったり、愚痴や悪口を言ったりする人。
こちらの場合も、逆を考えるとぞっとしますよ。

あなたが、もうどうしようもなくて頼んだ仕事を引き受けてくれた後輩がいるとします。その人が影で自分に対する愚痴や悪口を言っていたら、どう思いますか？　「もう二度とあの人には頼まない」そう思いませんか？　そんなことは自分でもしないことです。

「引き受けた」段階で、その仕事はもうあなたの仕事なのです。

断らないとしたら？から始まる譲渡案、代替案

さて、そんな線引きで「ぜひやってみたい」と思った仕事でも、できない場合があります。安請け合いをして期日に間に合わなかったら迷惑をかけることになりますし、始めてみたら予想以上に時間がかかって、プライベートの約束をキャンセルしなくてはいけなくなった。そんな信頼をなくすようなことにまでなったら大変です。
その場合は「断らないこと」を前提にして考えます。そして「譲渡案」や「代替案」を提示すると良いでしょう。ここまではできるけれど、それ以上はできない、これはできるけれど、こっちについては不慣れなのでできるかどうか分からない。そういうことをきちんと相手に伝えます。
「今日は人との約束があるのですが、19時までならなんとかいけます」
「このソフトは使ったことがないので無理そうなのですが、処理したあとの作業は得意なのでお任せください」
相手の力になりたいという気持ちを伝えて、自分にできる範囲を提示します。こちらもまた逆の立場で考えると分かりますが、「だったらここまではこの人にお願いして、そのあとは何とかしよう」などと対策が立てられますよね。
そしてどんなに調整してもできそうにない場合は、その旨を素直に伝えればいいのです。そして断るけれども相手の力になりたいということ、お役に立ちたいという気持ちも添えます。
「すみません。私の力量不足で、今抱えている仕事でいっぱいいっぱいです。ご迷惑になったらいけませんので、大変残念ですがお断り致します」
「申し訳ございませんが、私の技術不足でこの仕事ができません。○○課の○○さんなら簡単にできるかもしれません。聞いてみましょうか？」