「注意する」「やめさせる」、言いにくいことを上手く伝える3つのコツ

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部下の遅刻、同僚のミス、いつも気になる上司のあのクセ……、まあいいや、こちらがフォローすればいいこと、我慢すればいいことと問題を先送りにしていると、いつの間にか事態は悪くなり、その頃にはかなり忠告しにくいことになってしまいますよね。

「そもそも人から注意されないということは、問題ではないということ」。人はそんなふうに自分に都合のよいように解釈します。

だとしたら、一緒に仕事をする者として、早めに、そして気まずくならないように伝えたいもの。今日は言いにくいことを言うための3つのコツを紹介します。

 

まず、そもそもなぜ言いにくいのか……そこにヒントが

例えば部下が遅刻をしないように指導するのは先輩の役目です。同僚のミスを減らすのは仕事を円滑に進める為に必要なことですし、上司ともなるべく心地よく仕事をしたいもの。だとしたら、お互いに改善すべき点はどんどん忠告しあうべきですよね。では、どうして忠告はしにくいのでしょうか。私は「なぜそれが言いにくいのか」を掘り下げると見えてくるものにヒントがあると考えます。

 

1 これを言ったら、私は嫌われてしまうかもしれない

2 これを言ったら、関係が壊れてしまうかもしれない

3 これを言ったら、相手を傷つけてしまうかもしれない

 

この3つが注意や忠告をしにくい理由の代表格です。

 

1についてですが、これについては、ベストセラー『嫌われる勇気』にもありますが、問題の本質と自分が嫌われるかどうかは分離させなくてはいけません。このことについてはまた別の機会にお伝えします。とにかく相手のこと、チームのこと、何よりお客様のことを考えれば、自分が嫌われるかどうかはほぼ関係ないということは分かります。

 

2についてですが、大切なのは「あなたとの関係は壊したくないから伝える」そのことを相手に分かってもらうことです。それは、言葉でもできるのですが、実は普段の行いの方が重要です。みなさんも経験があるでしょう?「君のためを思って言っているんだ!」という人が本当にそう思っているのかどうかは、言葉からではなく、普段の態度で十分身に染みて分かっているものですよね。

 

3についてですが、これも「言い方」「伝え方」で解決できますので、今日はこれについてお話しします。

 

「言い方」「伝え方」の準備

まず、相手に伝えたいこと、忠告したいことを1つにしぼりましょう。たとえ、2つ3つあっても1回の話で伝えることは1つだけにします。どんなに物腰の柔らかい言い方でも、2つも3つも注意されたのでは、自信がない人はいじけてしまうし、怒りっぽい人は怒り出してしまいます。そうすると、本来の意味での解決にはならないのです。

また、1つクリアできたら、そのことをうんと褒めて、2つめを話すことができる信頼関係もできます。まずは1つで。

 

実践は?

こちらは、言葉の専門家として、少々テクニックを紹介します。

コツ1・軽く言う

傷つけてしまうかもしれないという場合には、なるべく軽く言うことでクリアできます。思い出したように言うという方法もあります。

「ねえ、洋服にクリーニングのタグが付いてるよ。私もしょっちゅうなんだよね(笑)」

「あ!そう言えば、この前スーツがよれよれだったよね。せっかく良い企画用意したんだから今度がスーツもビシッと決めていこうね!」

こんなふうに軽く話します。ただしこれ以上言わないことがポイントです。長く話すと気にかけていたことがばれてしまいますからね。

 

コツ2・共感する

「その気持ち分かる。同じ経験があるよ。その時私はこうやってみたのよ」

「がんばっているわね。足りないところはしっかりフォローするから思い切りやっていいわ。ただ、私たちチームだから、困ったら必ず相談してね」

相手の立場に立つと、問題点が見えていない原因が見えてきます。焦っていたり、奢っていたり、疲れていたりと原因は様々。先輩として相手の現状が経験済みなら、共感して「私たち」意識を出しましょう。

 

コツ3・褒める

ビジネスで、問題解決の方法の第一段階として「問題を明らかにする」というセオリーがあります。その中で、「本来どうあるべきなのか」という考察があり、どうあるといいのかという理想像を描くことが大切で、足りない部分をどう補うか、どう作るかを考えますよね。ここでもそのノウハウは役に立ちます。

そうすると、相手のミスを「欠点」ではなく「不足」として捉えることができます。

「おしい」「このミスはあなたらしくない」「その振る舞いは素敵なあなたには似合わない」そんな言い方がぐっときますね。

また「長所は短所」という言い換えも利用できます。

「積極的なのは素敵だけれど、思い込んだら止まらない感じ?そこで一歩止まれるようになると、あなたのコントロールされた行動力は鬼に金棒だわ。」

こんなふうに、短所を長所に言い換えてみましょう。勇気が出ますね。

 

確認する

分かったかどうか、伝わったかどうか、何をもって判断するか決めておきましょう。

遅刻魔の後輩には次回の改善チャンスを伝える。

同僚のミスが改善されたかどうか判断する機会を見極める。

上司の改善が分かるチェックポイントを押さえる。

これが、次に挙げるフォローの前準備です。

 

フォローも!

このフォローが一番大切です。注意しっぱなしではない、いつも気にかけている、だからこそ忠告したのだし、私にもそうしてほしい。そういう気持ちがきちんと伝わるのがフォローです。

相手が改善したら、少なくとも直そうと努力をしていたら、そこをすかさずフォローすることが大切ですね。実際、逆の立場でもそうでしょう。「あの人は見ていてくれた」その気持ちが信頼関係を強くしていき、次に忠告の機会があったときに、格段に言いやすくなるのです。

 

まとめ

相手を傷つけてしまいそう、そんな気持ちから言い出しにくいことが言えず、事態が悪化する。それを避ける為には、なるべく早い段階で、言葉に工夫をして相手に伝えてみましょう。ただし、どの言葉にも誠意がなければ、相手は傷ついてしまいます。

丁寧に相手のことを思い、親身に忠告すること、これが大切ですね。

国語教師・文章コンサルタント・文章力養成コーチ

松嶋有香

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