メールの「返事」が劇的に早く戻る!今すぐできるたった1つのコツ

2017.12.18 WORK

仕事がデキる女性ほど、無駄な贅肉がなく、無駄な動作もない。一見理不尽にも感じられるこのようなことは、よくありますよね。実は仕事がデキる女性ほど、メールもスマートなのです。いったいどんなテクニックがあるのでしょう。

「なかなか返事がこないメール」は長すぎが原因

あなたは、長いメールが届いてうんざりしたことはありませんか？　まるで「あなたはヒマなんでしょう？」とでも語っているような長文メール。よくよく読んでみたら、大事な催促文だったとか、じっくり読んでみたら最後に次の約束を取り付ける文書だったとか、そんなことは日常茶飯事ですよね。でも、あなたも同じように酷いメールを送っている可能性もあるのです。

「もう少し端的に書けないか？」
「きみのメールは長すぎる」
そこまで注意されたことがある人も結構いるのでは？

・かといって、短くしようと思ってもできない
・短くしてみたはいいけど、情報が足りない部分がありそうで、心配で送信が遅れる
・実際に情報が足りなかったらしく、質問のメールが来て、結局もう一往復メールが行き来した。

そんな経験もあるでしょう。それは、「文章は短い方がいい」という考えから来るものですが、「短く」というアドバイスだけではどうしたらいいのか分かりませんよね。
そこで秘策！「メール文をダイエットしよう」と考えると良いのです。

１つのメールに書いていい用件は１つ

ひとつのメールに、いくつもの用件を放り込み、余計な贅肉、いえ余計な言葉をゴテゴテとくっつけた分かりにくい文章を書く。それらを醜く、いえ見にくく連ねて、なんとなくまとめたような件名を付ける。これはもう、相手の時間とエネルギーを盗む泥棒メールです。
忙しい人ほどメールをじっくり読む時間がありません。そんな時に、曖昧なタイトル、中身は贅肉でいっぱいの文章、これは後回しにされても当然ですよね。

「一文一義」という言葉があります。文章で言う「一文一義」には大きい意味と小さい意味があります。
大きい方は「一つの文章の中には一つの用件を書く」ということです。
小さい方は「一つの文の中にも一つの事柄を書く」ということです。

このような二段構えが文章術全体に有効です。ちなみに、このコラムも「メール文をダイエットしよう」という事柄についてしか書いていません。調子に乗って、私の好きなタレントの話や、家族の話、行きつけの店の話なども書いていませんよね？　これが大きい方の「一文一義」の意味です。

これをメールに置き換えると、ひとつのメールにはひとつの用件を書くというテクニックになります。そしてズバリ、要点が「件名」に書かれていれば、通知を見ただけで、とても分かりやすいメールとなるわけです。

たった１つのコツ「何を伝えたいのか20秒で話してから書く」

まずは、何を伝えたいのか20秒で話してみましょう。もし、それすらも言えないのであれば、メールを書く準備すら出来ていないことになります。その状態で書き出してしまうタイプの人は、多分、メールを書くのに時間がかかる悩みがあるかと思います。少し頭の中を整理してからメールソフトを開きましょう。料理に例えると分かりやすいかもしれません。お料理は、メニューを決めて、材料をそろえてから作った方が、早く作れますよね？　それと同じです。

さきほど20秒で出てきた事柄を、箇条書きにしてください。それが本文になります。

例

お客様感謝デーで配る粗品の納品を早めて欲しい。
地元の野球チームが優勝する可能性が出てきて、商店街でセールをすることになり、それに合わせ、感謝デーのスケジュールを前倒ししたいから。
一週間も早めてもらいたいのだけれど、可能？
できたら今週中に返事がほしい。

実を言うと、ストレートに伝わるこの状態がベストなのです（笑）。でもさすがにぶっきらぼうですから、このままではビジネスメールになりません。裸で十分美しいほどスリムになった文ですが、ビジネス用の服を着せましょう。

お客様感謝デーで配布予定の粗品の件で、納期を早めていただくことが可能かどうかお伺い致します。
実は、地元の野球チームが、○月○日予定の大会で優勝する可能性が高くなって参りました。
これにともない、弊社が位置する商店街でも、優勝するかどうかにかかわらず、何らかのセールを開催することになり、弊社もそれに参加する運びとなりました。
つきましては、当初○月○日からスタートするはずだったお客様感謝デーを、大会のある○月○日に前倒しをしたいと考えております。
1週間も早いスケジュールではありますが、この納品スケジュールが可能かどうかお伺い致します。
こちらの勝手で申し訳ございませんが、今週中にお返事がいただけましたらと存じます。

この６つの文に、宛名と挨拶、依頼文なので重ねてお願い、こちらの連絡先を入れたらOK
ひとつひとつの文も、必要な情報はしっかり入れつつ、不要な情報は盛り込まないを徹底することも大切です。この点もダイエットと似ていますね。必要な部分に必要な肉は付いている、そういうことです。また、最近では、結論は先に書くことが、メールにしろブログにしろ良いとされています。最後まで読まないと何についての文章か分からない文章は、スピード社会には合わなくなってきているようです。

文字数を減らすと、往復回数も減る

このように、メールをダイエットすると、すっきり読みやすくなります。その結果、早く送信することができますし、余分な肉、いえ言葉が少ないので誤解も少なくなり、不明部分をもう一度聞くなどの、メールのやりとりも減ります。
伝えたいことを20秒で言い、箇条書きにして、ビジネスの服を着せる。シンプルなプロセスでスッキリ綺麗なメールになるのです。