礼儀作法が苦手な女性社員が、マナーレッスンを受けて激変！自分の「価値」と「評価」を上げられる３つのこと

３．お礼状を手紙で書くと相手に喜ばれる。メールなら書き方のコツをつかむ

unsplash.com

近年、実際に会わずにメールのみでやり取りする仕事も増え、「どんなメールを書くか」が今まで以上に大事になってきています。

メールも手紙も、自分の分身として相手に届ける敬意表現です。パソコンやスマートフォンから簡単にEメールやSNS等で連絡を取ることが出来ますが、国際社会でも日本でも、正式な形式は今でも手紙です。

正しい作法で手紙が書けることは、世界共通の紳士淑女のマナー

格調の高い文書や手紙を書けることは、国際社会で活躍する為の必須条件であり、「人格」や「会社の格」を診断するバロメーターにもなっています。

例えば、上司や上位者へのお礼状等はメールではなく、手紙でお送りしたほうが感謝の気持ちがより伝わります。

手紙は修正ペンを使わず下書きをしてから

手紙を書く際には、下書きをしてから書くことをおすすめします。文字を書き損じた場合は、修正ペン等を使用せず書き直しますし、インクの滲みについても同様に書き直します。何故なら、お相手へけがれを送ることになり無礼となるからです。

手紙を書く時には、まず自らの気持ちを落ち着けて、相手へ心を込めて書きます。文字を書き損じた場合は書き直しをしますので、時間にはゆとりを持って書きます。丁寧に書かれた手紙は、相手へ気持ちが伝わり、また、相手が受ける印象も変わってきます。

丁寧な文章だけではNG。適切なビジネスメールとは？

unsplash.com

失礼の無いようにと、丁寧にするあまりに分かりにくい文章になることがあります。ビジネスメールの場合は、丁寧なメールを書くことよりも、場合によっては簡潔なメールが求められることがあります。ダイレクトに用件を書き、返信の有無、期日などをしっかりと書くなど。相手からのメールにはなるべく早く返信をするなどが重要です。

どんなに仕事ができたとしても、メールの文面に間違った日本語や敬語が使われているだけで、仕事における信頼性や評価は一気に下がってしまいます。

基本的な文例を知っていることはもちろん、相手により、TPOに合わせ、多くの言い回しを身に付けておくことが大事です。

「姿勢」「挨拶」「手紙」の3つを意識していくだけで、その学びは、周りの方を心地よくさせることとなります。自分自身にも周囲の人々へも影響を与え、自身の環境がよりよく変わっていくきっかけになればいいですね。