相手に伝わりやすくなる!「上手なメールの書き方」3カ条

一生懸命書いたのに、思いも寄らない質問が返され、メールが何往復もしてしまう。時間がかかったわりに、要領を得ないメールになってしまい、肝心なことが伝わらない。そんなメールの悩みは誰にでもあるもの。今日は、不安からメールがついつい長くなってしまう人向けにアドバイスを。

 

さあ、20秒で一番書きたいことを言ってみよう。結論をはっきりと

まずは、結論が何かということを、自分でもはっきりさせましょう。口語で良いので、20秒で一番書きたいことを言ってみましょう。
さあ、どうぞ!
「明日の会議が私のミスで11時に変更に。ほんと、ごめんなさい!」
「この前頼んだ資料がまだ届かないけれど、もしかして、まだ出来てないの?」
「今度のプレゼンで使う資料を揃えたんで、こんな感じでいいか見てくれません?」

もちろん、これらは口語ですから、ここから言葉遣いを直さなくてはいけませんが、実はメールに書くことは、内容としてはこれで十分なのです。

 

ひとつのメールに用件はひとつだけ

例えば、
「明日の会議が私のミスで11時に変更に。ほんと、ごめんなさい!」
の文ですが、このメールの結論は「会議時間の変更」です。
気持ちは分かりますが、ここに、ミスの原因や反省、改善点まで盛り込んでしまうと、それは、「会議時間の変更」のメールではなく「お詫び文」に成り代わってしまうのです。

「会議時間の変更のお知らせ」と「会議時間が変更になってしまったことのお詫び文」は、まったく別の物です。それを一つのメールに収めようとするので、要点がぼけてしまうのです。

メールは読み手ファーストで書きます。自分が何を言いたいかではなく、相手に何を知って欲しいかです。相手の立場に立って考えてみれば、このメールで重要なのは、「時間の変更」情報です。相手は、このメールを読んだあと、必要であるなら、前後の予定も組み替えなくてはいけません。つまり、時間変更が可能なのか不可能なのかを判断してもらい、できるならば、何とか他の予定のやりくりをお願いしたいのですよね?

お詫びは一文添えるだけで十分。会議の開始時で一言お詫びを入れたり、最後に時間をやりくりしてくださったお礼として述べたりすればよく、時間変更のお知らせメールでは、過度な謝罪文章は不要です。

 

シンプルに結論を書く

「今度のプレゼンで使う資料を揃えたんで、こんな感じでいいか見てくれません?」

こちらの場合も、忙しい先輩にアドバイスをもらいたいという結論です。そんな時に、このメールに、いかにこのプレゼンにかけているのか分かってほしい、私の工夫したところを褒めてもらいたい、そんな気持ちを盛り込もうとすると、どうしても長くなります。また、長くなるだけではなく、要点がずれるので、とても読みにくくなります。

このメールの結論は一つ。「見てくれません?」です。

この結論に必要な情報、例えばここだと

「今度のプレゼンで使う資料を揃えたんで」

に該当する情報をきちんと書けば、あとは、こちらの連絡先など、いわゆる「ビジネスメールに必要なこと」を添えるだけです。

 

縦にも横にもスクロールしないで見える長さに

一文を短くすることも、要件を上手に伝えるコツです。とにかく、結論に不要な言葉をだらだらと続けないこと。できるだけ短く書くということに留意してみましょう。

PCで開いた時に右側に余白があるくらいがちょうど良いです。

スマホで開いた場合は、スクロールが必然的に多くなりますから、PC以上に短い文が理想的です。

 

オマケ:敬語も断捨離

以上、メールの文をすっきり短く書くこつをお伝えしました。一文を短くするにあたり、日本語の最大のネックは敬語です。

しかしここも実は長文不要。必要以上に敬語表現を足すことは、要点をぼかすことになってしまいます。とくに「させていただく」という表現は「致します」で事足ります。

「このような理由によりこのメールをお送りさせていただくこととなりましたことを、深くお詫び申し上げさせていただきます」(56文字)

これは

「このような理由でメールを送信致しますことをお詫び申し上げます」(30文字)

と書き換えられます。

 

担当させていただく→担当致します または 担当します

割愛させていただく→割愛致します または 割愛します

 

メールでは敬語も短く。誠意は文の長さで示さず、態度で示しましょう。

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