ちゃんとできてる自信ありますか?「電話のビジネスマナー」をおさらいしよう

桜の開花が各地で宣言されています。もうすぐ新年度。新しく社会人となる人も、新社会人に仕事を教える立場の人も、この機会に電話のビジネスマナーをおさらいしませんか?

 

社内では「○○部長」社外には「部長の○○」

自分が社長でない限り、社内に上司はいますよね。「○○部長」「○○課長」「○○部の○○部長」社内ではそう呼んでいると思います。これが社外の人相手だと呼び方が変わります。そうです「身内に敬称をつけない」ことが大ルールとなります。この抵抗をまずなくす必要があります。

そうは言っても社内では上司。敬称略で呼び捨てするのは当然だと知っていても、少し緊張しますよね。その場合には、名前と肩書きをひっくり返せば大丈夫。例えば社内で「田中部長」と呼んでいるのであれば、社外には「部長の田中」、「鈴木課長」ならば「課長の鈴木」です。肩書きを付ければ、変な罪悪感は消えます。また、日本に多い名字の人の場合、この例も田中さんと鈴木さんですが、この方法で人を特定することも出来ます。

 

「もしもし」は言わない!?

最初に電話に出るときの言葉については会社のルールに従うのがベストです。その他のシーン、例えば電話を代わる場面で「もしもしお電話代わりました。池田です。」このように言ってしまう人も多いのでは? 実は文法的には「もしもし」は略語なので、敬語に当たらないと考えるのです。元の言葉は「申し上げます申し上げます」です。しかし、これはさすがにおかしいですよね。ではどう言ったら良いのでしょう?
・お待たせしました。池田です。
・はい。池田です。
これです。意外と簡単ですよね? ただ「もしもし」は癖になっている人が多いので、慣れるまで何度も練習するとよいでしょう。

 

いる・いらっしゃる・おる・おられるの整理整頓

まず「いる」を基準にして考えます。
・私はいる。
丁寧にするとこうなります。
・私はいます。
「おる」を使うと古風になります。
・私はおる。
これに「ます」をつけると、敬語としてベストの形になります。
・私はおります。
これをとにかく覚えましょう。
「私は5時までならおります」
「私はその場におりませんでした」

さてこの「おる」ですが、自分を含め、身内全般に使いますので、
・部署内で使う場合は、自分に使う。
・社内の部署外で使う場合は、自分の身内、自分の部署の人全員に使う。
・社外で使う場合は、自社の社員の行動全般に使う。
このルールが適用されます。
社外からの電話では、
「担当の中村は、おりません」
「担当の中村は、席を外しております」
「そのような名前の者はおりません。」
このように「おります」「おりません」を使います。

さて、主語が目上の人の場合、「いる」が「いらっしゃる」になります。
・社長がいらっしゃいます。
「いらっしゃる」は、目上全般に使いますので、
・社内では自分より上の人全員に対して使う
・社外の人に対しても全員に対して使う
このルールで覚えましょう。
自分より下の人に対して使うかどうかですが、人間関係を円滑化するのが目的ですから、これは会社のルールや風習に従うのが良いでしょう。社内では「○○さんは、いらっしゃいますか」をやめ「○○さんは、いますか」で良しとする場合もあります。

ところで「おられる」ですが、謙譲語の「おる」に尊敬の「られる」が付いているので、文法的には誤用です。
・中村さんはおられますか?
これが文法的には誤用なのですが、地方によってこの言い回しが敬語として通じるところもあります。

 

声の調子と言葉だけの世界。相手が目の前にいるつもりで

電話に関するビジネスマナーは他にも色々なテクニックがありますが、今日は「言葉」に関してまとめてみました。
実際に笑顔や身振り、身だしなみなどでカバーできる対面に比べ、電話は声の調子と言葉だけで応対しなくてはいけません。そういうときこそ、相手が目の前にいるつもりで応対しましょう。すっと背を伸ばし、笑顔で話せば、声のトーンも明るくなり、気持ちも言葉に乗ってきます。顔が見えないのに笑顔が見える、そんな電話対応をしたいですね。

スポンサーリンク

この記事を友達に教えたい!と思ったら、シェア!

 

この記事が面白かったら

「いいね!」してね

 

目上の人に「お体ご自愛下さい」は失礼?ビジネス敬語メールの意味と文末7ポイント

以前、目上の方に帰りしなに「これからも頑張って下さい!」と伝えたら、「あなたがね」と失笑された経験があります。頑張って成果を出している人に対し「頑張ってください…

敬語の3大間違い。「させていただく」「よろしかったでしょうか」「おっしゃられる」

敬語に自信がある人はそういません。でも、スマートに使えたら、どんなにいいか!今日は、不安から来る「させていただく症候群」「よろしかったでしょうか症候群」「二重敬…

こんな会話をする人は嫌われる!言語哲学者に学ぶ「4つのNG」

クリスマス・パーティ、忘年会シーズンですね。気の置けない仲間とワイワイするのもよし、職場の仲間と一年の労を労うもよし。そういう中で、自然と人が集まる素敵な会話を…

丁寧なつもりが無礼に!3つの危険な日本語「了解」「大丈夫」もう1つは

礼儀正しく言っているつもりが、実は「失礼」にあたる言葉だった。そんなガッカリなことはありませんよね。もちろん、人間なのでつい言い間違えてしまうこともありますが、…

人間関係トラブルの9割を解決する、たった1つのシンプルな方法

日常生活のさまざまな場面で起こる、人間関係のもめ事やトラブル。この原因の根っこには、実は単純な「承認欲求」という気持ちが隠れています。その欲求に共感する力を養う…

「注意する」「やめさせる」、言いにくいことを上手く伝える3つのコツ

部下の遅刻、同僚のミス、いつも気になる上司のあのクセ……、まあいいや、こちらがフォローすればいいこと、我慢すればいいことと問題を先送りにしていると、いつの間にか事…

アリ?それともナシ? 「LINEで会社休みます」問題について

「LINEで『会社休みます』って部下から連絡きたんだけど、どう思う?」 今年の春から管理職になった女友達から相談されました。業種はアパレルで、比較的自由な社風ではあ…

「させて頂く」とは失礼!そのワケと改善案を解説

あなたが今朝送ったメールに、「させて頂く」という言葉は何回出てきましたか? そして「いただく」を「頂く」としていませんでしたか? 今日はその2点について、どうし…

「さすがです」は実は失礼?相手をうんざりさせる3つの敬語

敬語に関して、使う立場としては、本当に色々気を遣っているのですが、果たして敬語を受ける立ち場の方から見ると、どのような感じなのでしょうか。私も年齢を重ね、人並み…

言葉遣いを直したいあなたへ。今すぐできる2つの対策

元女性議員の暴言が話題ですが、あそこまでひどくないにしても、言葉の悪さは育ちの悪さに対するイメージと直結します。いわゆる「お里が知れる」とはこのこと。ほんの少し…

「ご回答ください」は間違い?やっかいな日本語の正誤5選

先週、仕事のスケジュールの話になったとき、私の仕事量について「苛酷なスケジュールですね」とコメントをくれた方がいらっしゃいました。意味から察して正しくは「過酷」です。私の体を心配してくださっているコメ…

「ご承知おきください」は上から過ぎ!ちょうどいいメールの丁寧語って?

先日、ある会議の時間変更があり、メールで連絡を受けました。「以上の理由によりやむなく変更といたします。ご承知おきください」。確かに相手側にとってはやむを得ない事情のようなのですが、召集されている人たち…

「凡例」ってぼんれい?みんなが読み間違えている熟語10選

先日、ある料理屋で鳥刺しをいただいたのですが、塩と梅肉が添えられていました。醤油ではなく、この塩と梅でいただくという形。「まさに良い塩梅ということですね」と申し上げましたら、お店の主人が「ありがとうご…

実は「違和感を感じる」は間違っていない。でも「頭痛が痛い」がNG日本語な理由

「人事異動で秘書課になったあの人、違和感ゼロだわー。もともとそこにいたみたいな感じ。」こんな日本語が、説明なしで通じる世の中になって参りました。言葉は移り変わるものですが、そもそも誤りであることを知っ…

「折り入ってご相談」が失礼に当たるタイミングって?NG敬語の言い換えは

「折り入ってご相談がございます」「微力ながらお手伝いさせていただきます」このような言葉は、ビジネスシーンではよく見られます。しかし、本来の言葉の意味を知らないと、使うタイミングを間違えたり、使うシーン…

「ますますお幸せに!」は離婚の暗示?結婚式でNGな言葉の言い換え術

メールや文書で失礼なことを書いてしまった場合、最悪謝罪をし、訂正したものを送ればいいのですが、結婚式のような大切なイベント時に失敗は避けたいもの。最近は二人のなれそめなどを文字、キャプション付きのムー…

あなたは大丈夫?「なし崩し」の正しい意味、日本人の20%しかわかっていない

「そんななし崩し的なやり方では、計画的に進まない」「良いのか悪いのか決めずに、なし崩しに動き出せば、失敗するよ」「貯金をなし崩し的に使い、あっという間になくなってしまった」こんなふうに「なし崩し」を誤…

「あなたのメールは読みにくい」と思われてる?ひらがなに直した方が良い言葉10選

毎日、私たちは様々な手段で、他社とコミュニケーションを取っています。その中で、文字によるコミュニケーション手段として、メールやSNS、文書や手紙などがありますが、圧倒的に多いのが「メール」によるコミュニ…

「今度伺わせていただきます」はNG?丁寧なつもりの「過剰敬語」が逆に無礼なワケ

どの企業でも接客の方法については新人研修などで学習済み。しかし、実際に業務が始まると、敬語以前に覚えなくてはいけないルールが山のようにあり、自分がお客さんに対して使っている敬語について、時間をとって検…

日本人の約7割が間違えている微妙な日本語!「〇〇を飛ばす」

「あの後輩、最近ちょっとたるんでいるから、檄(げき)を飛ばしてきたわ」「部長が部全体に檄(げき)を飛ばしたので、少し活気が戻ったわ」実はこの使い方NGです!「檄を飛ばす」のは、「しっかりしなさーい」と相…

スポンサーリンク

スポンサーリンク

注目の記事

WORKに関する最新記事