「返信ください」はかなり失礼？メールでやらかすうっかりミスまとめ(2)

2021.10.25 WORK

今回は、相手に失礼にならないメールの書き方をご紹介します。

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2・「お世話になっております」がどんな時に印象が良くないのか

ケース１・まだ「お世話」をされていない相手

まだ世話をしていない場合、つまり、まだ関係が始まっていない場合の「お世話になっております」は、とんちんかんな挨拶となります。特にこのパターンが多く、私も少し「世話を先に約束された」印象を持ったことがあります。
「お世話になっております」という文面に「いやいや、まだ契約していないし」と突っ込みを入れたことも。
この場合は、次のような書き出しが良いでしょう。

突然のメールで失礼いたします。
初めてメールを送ります。
このたび、〇〇の件ではお世話になります。

１と２は全く初めての場合です。おきまりの文句ですが、この文のあとは、丁寧に自己紹介をしましょうね。
３は他の場面、例えば対面である程度話が済んでいて、「では続きはメールで」となったような場合です。その時は「初めまして」はおかしいので、このようなパターンになります。そして「お世話になっております」ではなく、それこそ未来の約束「お世話になります」となるわけです。

ケース２・「お世話」どころではないお付き合いがある

１とは反対で、むしろ、とてもお付き合いがあり、特に相手が大変に世話をしているということを自覚している場合、この「お世話になっております」では誠意が足りないと感じられてしまうこともあるようです。つまり「え？そんな簡単なお礼で済ませて本題に入っちゃうわけ？」というようなパターンです。こんな場合は、もちろんお礼を蕩蕩と述べても良いのですが、お礼がメインの内容ではないメールの場合は、本題の方が伝わらない可能性も。その時は、しっかり挨拶することで、ガッカリ感を払拭できます。

日頃はご愛顧くださいまして、ありがとうございます。
いつもお引き立てくださいまして、ありがとうございます。
毎度格別のお引き立てを賜り、厚くお礼申し上げます。

ものすごく形式的ですが、ここはきっちり挨拶し、礼を尽くしましょう。ただひとつ、ポイントがあります。普段のメールと使い分けることです。このフレーズを毎回毎回書くのは、「お世話になっております」を連発するより「形だけ」という印象がより強くなってしまいます。業務が動いてメールを頻繁にやり取りするような時に、毎回書くのは中断し、少し時間を置いた時などに活用するようにしましょうね。

ケース３・１日に何度もやりとりをしている

頻繁にやり取りする場合、または逆に、久しぶりにやり取りした時に「お世話になっております」という言葉を目にするのは、形式的に感じ、しらける場合があります。「これは、テンプレートなんだな」「あ、予測変換なんだな」と思ってしまいますよね。そのような場合には、メールのやり取りの頻度が分かる言葉をきちんと入れたり、迅速な返信を感謝する言葉を述べたりしましょう。

たびたび失礼いたします。
ご返信ありがとうございます。
大変ご無沙汰しております。

１と２は、頻繁にやり取りをしている最中に使う言葉、３は久しぶりにメールを再開する場合に使う言葉として良いでしょう。３の場合は、ご無沙汰したことをお詫びする言葉を添えても良いでしょうね。

便利な言葉こそ、むやみに多用しないよう気をつけましょう。

ようするに、「お世話になっています」というのは、とても便利な言葉というわけです。日常場面では、メールよりも、もっともっと使用頻度が高い言葉だと思います。そこに甘えないことが、デキるビジネスウーマン。気遣いが言葉に表れること、そしてありきたりな言い回しを使わないことで、印象が良くなるチャンスでもあると思います。