メールの「返事」が劇的に早く戻る!今すぐできるたった1つのコツ

仕事がデキる女性ほど、無駄な贅肉がなく、無駄な動作もない。一見理不尽にも感じられるこのようなことは、よくありますよね。実は仕事がデキる女性ほど、メールもスマートなのです。いったいどんなテクニックがあるのでしょう。

 

「なかなか返事がこないメール」は長すぎが原因

あなたは、長いメールが届いてうんざりしたことはありませんか? まるで「あなたはヒマなんでしょう?」とでも語っているような長文メール。よくよく読んでみたら、大事な催促文だったとか、じっくり読んでみたら最後に次の約束を取り付ける文書だったとか、そんなことは日常茶飯事ですよね。でも、あなたも同じように酷いメールを送っている可能性もあるのです。

もう少し端的に書けないか?
きみのメールは長すぎる
そこまで注意されたことがある人も結構いるのでは?

・かといって、短くしようと思ってもできない
・短くしてみたはいいけど、情報が足りない部分がありそうで、心配で送信が遅れる
実際に情報が足りなかったらしく、質問のメールが来て、結局もう一往復メールが行き来した。

そんな経験もあるでしょう。それは、「文章は短い方がいい」という考えから来るものですが、「短く」というアドバイスだけではどうしたらいいのか分かりませんよね。
そこで秘策!「メール文をダイエットしよう」と考えると良いのです。

 

1つのメールに書いていい用件は1つ

ひとつのメールに、いくつもの用件を放り込み、余計な贅肉、いえ余計な言葉をゴテゴテとくっつけた分かりにくい文章を書く。それらを醜く、いえ見にくく連ねて、なんとなくまとめたような件名を付ける。これはもう、相手の時間とエネルギーを盗む泥棒メールです。
忙しい人ほどメールをじっくり読む時間がありません。そんな時に、曖昧なタイトル、中身は贅肉でいっぱいの文章、これは後回しにされても当然ですよね。

一文一義」という言葉があります。文章で言う「一文一義」には大きい意味と小さい意味があります。
大きい方は「一つの文章の中には一つの用件を書く」ということです。
小さい方は「一つの文の中にも一つの事柄を書く」ということです。

このような二段構えが文章術全体に有効です。ちなみに、このコラムも「メール文をダイエットしよう」という事柄についてしか書いていません。調子に乗って、私の好きなタレントの話や、家族の話、行きつけの店の話なども書いていませんよね? これが大きい方の「一文一義」の意味です。

これをメールに置き換えると、ひとつのメールにはひとつの用件を書くというテクニックになります。そしてズバリ、要点が「件名」に書かれていれば、通知を見ただけで、とても分かりやすいメールとなるわけです。

 

たった1つのコツ「何を伝えたいのか20秒で話してから書く」

まずは、何を伝えたいのか20秒で話してみましょう。もし、それすらも言えないのであれば、メールを書く準備すら出来ていないことになります。その状態で書き出してしまうタイプの人は、多分、メールを書くのに時間がかかる悩みがあるかと思います。少し頭の中を整理してからメールソフトを開きましょう。料理に例えると分かりやすいかもしれません。お料理は、メニューを決めて、材料をそろえてから作った方が、早く作れますよね? それと同じです。

さきほど20秒で出てきた事柄を、箇条書きにしてください。それが本文になります。

  • お客様感謝デーで配る粗品の納品を早めて欲しい。
  • 地元の野球チームが優勝する可能性が出てきて、商店街でセールをすることになり、それに合わせ、感謝デーのスケジュールを前倒ししたいから。
  • 一週間も早めてもらいたいのだけれど、可能?
  • できたら今週中に返事がほしい。

実を言うと、ストレートに伝わるこの状態がベストなのです(笑)。でもさすがにぶっきらぼうですから、このままではビジネスメールになりません。裸で十分美しいほどスリムになった文ですが、ビジネス用の服を着せましょう

  • お客様感謝デーで配布予定の粗品の件で、納期を早めていただくことが可能かどうかお伺い致します。
  • 実は、地元の野球チームが、○月○日予定の大会で優勝する可能性が高くなって参りました。
  • これにともない、弊社が位置する商店街でも、優勝するかどうかにかかわらず、何らかのセールを開催することになり、弊社もそれに参加する運びとなりました。
  • つきましては、当初○月○日からスタートするはずだったお客様感謝デーを、大会のある○月○日に前倒しをしたいと考えております。
  • 1週間も早いスケジュールではありますが、この納品スケジュールが可能かどうかお伺い致します。
  • こちらの勝手で申し訳ございませんが、今週中にお返事がいただけましたらと存じます。

この6つの文に、宛名と挨拶、依頼文なので重ねてお願い、こちらの連絡先を入れたらOK
ひとつひとつの文も、必要な情報はしっかり入れつつ、不要な情報は盛り込まないを徹底することも大切です。この点もダイエットと似ていますね。必要な部分に必要な肉は付いている、そういうことです。また、最近では、結論は先に書くことが、メールにしろブログにしろ良いとされています。最後まで読まないと何についての文章か分からない文章は、スピード社会には合わなくなってきているようです。

 

文字数を減らすと、往復回数も減る

このように、メールをダイエットすると、すっきり読みやすくなります。その結果、早く送信することができますし、余分な肉、いえ言葉が少ないので誤解も少なくなり、不明部分をもう一度聞くなどの、メールのやりとりも減ります。
伝えたいことを20秒で言い、箇条書きにして、ビジネスの服を着せる。シンプルなプロセスでスッキリ綺麗なメールになるのです。

 

この記事を友達に教えたい!と思ったら、シェア!

 

この記事が面白かったら

「いいね!」してね

 

「ご自愛下さい」は実は失礼?デキる社会人のメール文末7ポイント

以前、目上の方に帰りしなに「これからも頑張って下さい!」と伝えたら、「あなたがね」と失笑された経験があります。頑張って成果を出している人に対し「頑張ってください…

「伺います」と「参ります」どちらを使うべき?意外な敬語の間違い

仮に、アポイントの確認をするとしましょう。「明日、オフィスに伺います」「明日、オフィスに参ります」。どちらも正しいように感じますが、本当はどちらを使うべきなので…

敬語の3大間違い「させていただく」「よろしかったでしょうか」あと1つは?

敬語に自信がある人はそういません。でも、スマートに使えたら、どんなにいいか!今日は、不安から来る「させていただく症候群」「よろしかったでしょうか症候群」「二重敬…

こんな会話をする人は嫌われる!言語哲学者に学ぶ「4つのNG」

クリスマス・パーティ、忘年会シーズンですね。気の置けない仲間とワイワイするのもよし、職場の仲間と一年の労を労うもよし。そういう中で、自然と人が集まる素敵な会話を…

丁寧なつもりが無礼に!3つの危険な日本語「了解」「大丈夫」もう1つは

礼儀正しく言っているつもりが、実は「失礼」にあたる言葉だった。そんなガッカリなことはありませんよね。もちろん、人間なのでつい言い間違えてしまうこともありますが、…

人間関係トラブルの9割を解決する、たった1つのシンプルな方法

日常生活のさまざまな場面で起こる、人間関係のもめ事やトラブル。この原因の根っこには、実は単純な「承認欲求」という気持ちが隠れています。その欲求に共感する力を養う…

「注意する」「やめさせる」、言いにくいことを上手く伝える3つのコツ

部下の遅刻、同僚のミス、いつも気になる上司のあのクセ……、まあいいや、こちらがフォローすればいいこと、我慢すればいいことと問題を先送りにしていると、いつの間にか事…

「させて頂く」とは失礼!そのワケと改善案を解説

あなたが今朝送ったメールに、「させて頂く」という言葉は何回出てきましたか? そして「いただく」を「頂く」としていませんでしたか? 今日はその2点について、どうし…

「さすがです」は実は失礼?相手をうんざりさせる3つの敬語

敬語に関して、使う立場としては、本当に色々気を遣っているのですが、果たして敬語を受ける立ち場の方から見ると、どのような感じなのでしょうか。私も年齢を重ね、人並み…

お願いや交渉がスムーズに!CAが教える「言葉の魔法」って?

同じことを伝えるにも、「伝え方」によって受けての印象は様々です。威圧的な言い回しには反感を買うどころか、こちらの要求そのものも通らない場合も考えられます。今回は…

「返信ください」はかなり失礼?敬語・丁寧語、日本語の誤用を防ぐ簡単な2ポイントとは

「〇〇を返信ください」「〇〇に参加くださいまして……」「〇〇を利用ください」。このような誤った日本語が、世の中にはびこるようになってきました。もともとは20年ほど前からネット上でよく見かけた言葉で、私も、…

「大丈夫です」はNG日本語?トラブルの原因になる敬語と丁寧語

「奥さん、この商品をお買い求めになりますか?」こう聞かれて、「大丈夫です」と言ったら、自宅に商品が届いた。そんな詐欺の話を聞いたことがある人もいるかと思います。これは消費者相談センターで解決すべきトラ…

「お座りください」は実はNG!?失礼な敬語と正しい言い換えは

「お待たせしました。時間に少し遅れてしまいましたね」「いえいえ。暑い中ありがとうございます。どうぞこちらにお座りください」「……」。この言い方を失礼だととらえる人がいるということを覚えておきましょう。実…

「参考になりました」はNG?さりげなく失礼な敬語3選

敬語というものは、頭では分かっていても、いざ目上の方やお客様を相手にした時に、口からパッと出てこないもの。また出てきても、目上の人に失礼な言葉を言ってしまうこともあるでしょう。ただ、正されるチャンスが…

「領収書をお返しします」は間違い?丁寧なつもりでNGな日本語

「バイト敬語」と呼ばれる敬語があります。もちろん正式な分類ではありませんが、主に接客業で使われ、文法的におかしなもの、言われて違和感のあるものです。日本語の乱れとしてやり玉に挙がっています。言語学的に…

毎回「お世話になっております」はNG? 印象が悪い3つのメール

あなたは、仕事で、一日何通くらいのメールを書いていますか?メールで大切なのはもちろん「用件」です。結論を先に明快な形式でメールを書くことは大切ですが、そのメールの頭に付ける文、時と場合によって、きちん…

「お待たせしました」は実はNG?気をつかったつもりで失礼な日本語

「お待たせしました。レポートを提出します」調査や研究を始め、リサーチでもアンケートでも、イベントでも、確かにレポートは早くほしいもの。その提出が遅くなってしまった場合、「お待たせしました」と言われると…

いい年して「チョー暑い」とか言わないの!普段から気をつけたいNG日本語

暑中お見舞い申し上げます。連日更新される高温記録に驚いていますが、ニュースなどの街角インタビューで「超暑い」という言葉が多用されているのを耳にします。この「超」という接頭語、実は40代の教養ある女性とし…

まさか「感謝です」なんて言ってない?NG敬語の3パターン

ビジネスシーンで「まじリスペクトっす!」なんて言うのは冗談だとして、「感謝です」「ファイトです」「しばらくです」というような、敬語でも何でもない言葉を言っていませんか?中高生ならまだしも、社会に出た人…

「助かります」は実は失礼?軽率な日本語の2つのNG

最近、立場が下の方から、このような文が入ったメールが届きました。「先生のその姿勢、見習いたいな、と思いました。」私は、ちょっと違和感を覚えたのですが、私情も入るのかと思い、こっそり他の方に聞いてみたと…

スポンサーリンク

スポンサーリンク

WORKに関する最新記事