「なんでこんなことに?」話の行き違いをなくす魔法の確認方法

  • 頼まれた仕事をきちんとしたのに、なぜそこに力を入れているの?と言われた。
  • できあがった見本があまりに想像と違ってびっくり。
  • そうじゃないよという方向へ、話が進んでしまう。

みなさん、そんなことはありませんか。私にも以前、頻繁に起きていました。特に一生懸命したことに対し、「そこ?」と言われた時のショックったらありませんでしたね(笑)今日はどうしてそんなことになってしまうのか原因を探りながら、「なんでこんなことに!?」をなくす魔法の確認方法「自分の意見+相手の意見」を紹介します。

 

伝える側の問題

コミュニケーションにおいて、相手に上手に伝わらない場合は、伝える側に100%責任があります。100%という数字はいいすぎではないと思います。

  • 受け取る側がボーッとしている→ボーッとするような伝え方をしている伝える側が悪い。
  • 受け取る側が誤解をする→誤解をされるような伝え方をしている伝える側が悪い。

この構図です。
かといって、誤解をしてしまった時に、「あなたが100%悪い」とは相手に言えませんよね? 特に上司ならなおさらです(笑)だとしたら、こちらが対応策を打つしかありません。それが「確認」です。

 

まずは確認

一番良いのは相手の意見を繰り返す方法です。

シーンA
頼まれた仕事をきちんとしたのに、なぜそこに力を入れているの?と言われた。

この場合は、事前に優先順位を確認すべきですね。「今、AとBとCをするようにとのことですが、最優先はどれにしましょうか。また、どんなことにポイントを置いて進めていったら良いか教えてください」このように指示を仰げばOK

また事後の場合は、「ここに注力してはいけなかったのですね。」と相手の意見を聞きつつ、自分がどうしてそうしていたのかを説明します。その上で指示を仰げば良いでしょう。
また「なぜそこ?」と言われた場合、進捗が遅いことを指摘する意味もあります。しかし!そこでも「もしかして、遅いってことかしら」と勝手に解釈しては危険です。そう考えることが誤解である場合もあるからです。

重要なのは、「馬鹿にされても確認する」です。「そんなことも分からないのか!?」と叱られることは覚悟しなくてはいけません。だって分からないものは分からないのですから(笑)そう言われるのが怖くて、知ったかぶりをしたり、ただ「すみません」と謝るだけでは、まったく解決にならず、むしろ原因が分からないので、簡単に同じ状況を繰り返すことになります。プライドが傷つこうが、凹もうが、とにかく「確認」が大切なのです。

 

相手の意見との微妙なズレをキャッチ

シーンB
・できあがった見本があまりに想像と違ってびっくり。

こちらは普段からコミュニケーションが取れていると思った人と多いトラブル。かなり作業を任せてしまった結果というケースが多いものの具体例です。この場合も事前のコミュニケーションが大切。その地点で重要なのは「いまさら」と思わないことです。大きな勘違いはないと思う間柄こそ、ずれた結果を後から修正するのが大変です。事前に「あなたのセンスに丸ごとお任せしたいけれど、今更、サプライズ!は要らないのでちょくちょくチラ見せしてね」という方法はいかがでしょう。これなら途中修正もスムーズにできますね。

 

①自分の意見も言ってみる

相手の意思を確認し、微妙なズレをキャッチしたら、ここで自分の意見を言ってみましょう。つまり「私はこう思っていたんですが」「私はこうするのが良いと思ってしていたんですが」ということです。これは、自分の意見を言わないと、泣き寝入りになってしまうからという意味からではなく、お互いのコミュニケーションに必要な一歩なのです。あなたがそう思っていたという内容は、相手に知ってもらうべきなのです。そうすることで初めて、双方の間でなぜ誤解が生じたのかが発見できます。

②相手の意見も自分なりにまとめて、すぐ付け足す。

ここでポイントになるのが自分の考えを言ってそこで終わりにしないことです。

「私はこう思っていたんですが」
「私はこうするのが良いと思ってしていたんですが」

この話で終わりにすると、これは「文句」や「苦情」になってしまいます。逆の立場で考えると分かるのですが、話がもっとこじれる可能性も含んでいますよね。そうではなく、そのあとすかさず、確認した相手の意思をさっと続けます。

シーンC
・そうじゃないよという方向へ、話が進んでしまう。

「私は今日の話し合いでは○○について具体的な話を進めるのだと思っていたんですが、そもそも○○を採用するかどうかということが論点なんですね。」
「私はここで広告を出すのは時期尚早だと思うんだけど、先輩はこのブームに乗って早く出した方が良いと考えるんですね。」
「私は、今度の旅行は、快適さを考えてってことだったから、飛行機で行くのが良いと思っているんだけど、あなたが言う「快適」ってつまり『ゆっくり優雅に移動する』ってことなのね。」

自分の言いたいことを伝えつつ、そのあとで相手の意見もまとめて言う。そうすることで、相手は意見を尊重されたと感じ、一歩歩み寄ってくれます。

「ああ、そう思っていたんですね。説明不足でした。実はこういうデータがありましてね」
「そうか。タイミングをもう少し見た方が良いという理由を聞かせてもらえないかな」
「ああ、そうか。早く移動して、あっちでのんびりするのも快適かもね」

そんな展開も期待できる、ポジティブな言葉です。

 

自分の意見もしっかり述べて、話がずれてしまったポイントを双方で探すこと、相手の意見もしっかり受け止めて、印象を良くし、前向きな解決へつなげる。つまり、自分の意見+相手の意見の順番が「確認」をする上で大切なことなのです。

 

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